Sistematizacija radnih mjesta obveza je poslodavca koji zapošljavaju više od 20 radnika. No, opis posla i sistematizacija radnih mjesta može biti od pomoći i tvrtkama koje imaju manji broj zaposlenih. Nabrojat ću neke od procesa ljudskih resursa u kojima je ova dokumentacija ključna.

1. Privlačenje i selekcija kandidata

Kad se pojavi potreba za zapošljavanjem nove osobe, napisat ćete oglas za posao i objaviti ga na web-stranici, portalima za posao i/ili društvenim mrežama. Nakon toga počinjete sa selekcijom prijavljenih kandidata. Međutim, selekcijski proces počinje i prije objave oglasa za posao. O tome sam pisala i ovdje. Bez obzira na to radi li se o postojećem ili novom radnom mjestu, izradi oglasa za posao prethodi popis zaduženja koja će biti dodijeljena novoj osobi.

Na temelju toga ćemo napisali oglas za posao. Ovako napisan oglas za posao naglasit će jasna očekivanja na toj poziciji. Također, istaknut će svojstvenu organizacijsku kulturu tvrtke te će privući kandidate koji dijele iste vrijednosti i koji razumiju očekivanja, svrhu i zaduženja radnog mjesta.

2. Davanje povratne informacije

Na temelju opisa posla svakom zaposleniku jasno su definirana očekivanja i objašnjeni zahtjevi radnog mjesta te uvjeti za ispunjavanje očekivanja. Ako to nije jasno objašnjeno, lako može doći do različitog shvaćanja i nejasnoća u obavljanju svakodnevnih zaduženja. Kad postoji opis posla s konkretnim zahtjevima i očekivanjima, opis posla predstavlja temelj za davanje jasne povratne informacije.

3. Sustav nagrađivanja

Davanje povratne informacije preduvjet je za uvođenje sustava nagrađivanja. Kad su u tvrtki jasno definirana zaduženja i očekivanja, moguće je utvrditi standarde i kriterije uspješnog izvršenja posla. 

4. Edukacija i napredovanje zaposlenika

Opis posla pomoći će i kod napredovanja zaposlenika. Popis zaduženja i očekivanja dat će nam realnu sliku je li neki zaposlenik možda spreman za napredovanje. Također, imat ćemo jasniju sliku o potrebnim edukacijama. 

Postoji nekoliko metoda za izradu opisa posla i popisa zaduženja. Jedna od najčešće korištenih i najjednostavnijih metoda je intervju. Kao i selekcijski intervju, i u ovom slučaju je najbolje slijediti odrađeni set pitanja (strukturirani intervju). Intervju možemo provesti sa zaposlenicima koji obavljaju taj posao i/ili s osobom koja je izravno nadređena tom radnom mjestu. Tako ćemo dobiti širi dojam o svakodnevnim zaduženjima i najvećim izazovima na toj poziciji. Cilj je dobiti set zaduženja i odgovornosti koje osoba obavlja te za koje proizvode i usluge je zadužena. Zapisat ćemo koje metode i alate osoba koristi, s kim najviše komunicira i na koji način. Na kraju, utvrdit ćemo koje su kvalifikacije potrebne za obavljanje određenog radnog mjesta te koja znanja i vještine mora imati osoba za uspješno izvršavanje posla. Ovako napisan opis posla dobra je podloga za ostale HR procese u tvrtki.

Selekcijski intervju sastavni je dio gotovo svakog selekcijskog procesa. Selekcijski intervju može biti grupni ili individualni, strukturirani, polustrukturirani ili nestrukturirani, a može se razlikovati i prema vrsti pitanja koja se postavljaju. 

Za uspješan intervju ključna je dobra priprema. U predikciji uspješnosti kandidata na nekoj poziciji najboljim se pokazao strukturirani intervju. Kako bi ispitanici mogli usporediti odgovore kandidata, pitanja se sastavljaju unaprijed te se svim kandidatima postavljaju ista pitanja istim redoslijedom.

Pitanja možete pripremiti na temelju opisa posla. Razgovarajte s nadređenim i kolegama o zahtjevima pozicije i očekivanjima na tom radnom mjestu. Pročitajte životopis kandidata i zapišite eventualna dodatna pitanja koja želite postaviti određenom kandidatu na temelju životopisa.

Tijek intervjua će ovisiti o tome u kojoj se fazi selekcijskog procesa provodi, ali će u pravilu slijediti ovu bazičnu strukturu:

1. Uvodni dio

U uvodnom dijelu možete kandidatu zahvaliti na prijavi i vremenu izdvojenom za vaš selekcijski postupak. Predstavite sve sudionike intervjua i kratko objasnite njihovu ulogu u razgovoru. Objasnite svrhu intervjua i posla, predstavite tvrtku i poziciju za koju provodite intervju. Objasnite da ćete na kraju razgovora detaljno predstaviti očekivanja radnog mjesta.

2. Postavljanje pitanja

Najprije postavite pitanja u vezi sa životopisom, informacije koje vam nisu bile dovoljno objašnjene. Pitajte kandidate o obrazovanju ili edukacijama koje su važne za konkretnu poziciju te o eventualnim planovima i željama za daljnje usavršavanje. Zatim pitajte o prethodnim zaposlenjima, zaduženjima i radnim zadacima te o razlozima odlaska iz prethodnih tvrki.

Jedno od važnijih pitanja je pitanje o motivaciji za prijavu na upravo vaš natječaj. Ispitajte kandidate što ih je privuklo u vašem oglasu za posao, zašto im se sviđa vaša tvrtka te što očekuju na poziciji za koju se prijavljuju. Na temelju vrijednosti tvrtke možete sastaviti pitanja pomoću kojih ćete procijeniti kako bi se kandidat uklopio u kulturu vaše tvrtke. Također možete pitati kako zamišljaju jedan radni dan na toj poziciji kako biste dobili dojam o realnosti očekivanja.

Zatim možete prijeći na situacijska pitanja. Najboljim pitanjima su se pokazala situacijska pitanja o ponašanjima u prošlim događajima. Primjerice, kandidate možete pitati o različitim okolnostima na prethodnim zaposlenjima. Opišite neke situacije koje očekujete da će se događati na ovoj poziciji te zamolite kandidate da se prisjete kako su reagirali kad su se našli u sličnoj situaciji. Situacijska pitanja će vam pomoći da procijenite kako će se kandidati uklopiti u vašu organizacijsku kulturu. Također, dobit ćete dojam o kandidatovim vještinama i kompetencijama. 

3. Završni dio

Kad ste gotovi s pitanjima, dajte kandidatima mogućnost da postave svoja pitanja. Po postavljanim pitanjima također možete dobiti dojam što je nekome važno na poslu. Odgovorite iskreno i pitajte kandidate jesu li dobili informacije koje su ih zanimale. 

Na samom kraju razgovora kandidatu dajte informacije o detaljnim očekivanjima na tom radnom mjestu kako bi kanidati od samog početka imali realna očekivanja. Objasnite daljnji tijek selekcijskog procesa, koje još korake u selekciji planirate i u kojem vremenskom periodu će svi kandidati biti obaviješteni o daljnjim koracima. U ovom koraku je važno da se navedenih vremenskih okvira i pridržavate u daljnjoj komunikaciji s kandidatima. Na taj način stvarate pozitivnu sliku o tvtki koju kandidati nose sa sobom.

Tvrtke koje brzo rastu često se nespremne suoče s pitanjem trebaju li zaposliti osobu koja će voditi brigu o ljudskim resursima. Kad je doista taj trenutak? U većini tvrtki se to poklapa s povećanjem potreba za zapošljavanjem novih ljudi, ali to nije jedini kriterij. Također, treba uzeti u obzir da je zapošljavanje proces koji ne počinje od objave oglasa za posao, već puno ranije. O tome sam pisala ovdje.

Uloga ljudskih resursa u tvrtki

Uloga ljudskih resursa je da usko surađuje s biznisom i da prenese poslovnu strategiju na zaposlenike kako bi svaki zaposlenik u svom opsegu posla doprinio poslovnom cilju. Na praksu HR-a utječe organizacijska kultura. Tako je primjerice HR potpuno drugačiji u korporaciji nego u maloj IT tvrtki. U malim tvrtkama odluke se donose brzo, a procesi su fleksibilni i moguće ih je lako mijenjati.

HR se prilagođava organizaciji, a ne obrnuto. HR je tu da opiše organizacijsku kulturu, ne da propiše procese koji nisu u duhu tvrtke i kojih se nitko neće pridržavati. Male tvrtke, kao i velike, imaju svoju organizacijsku kulturu. To može biti opuštena radna atmosfera, fleksibilni procesi kao što su rad od kuće, fleksibilno radno vrijeme i slično. U malim sustavima se često događa da procesi nisu ujednačeni i tada dolazi do nesporazuma. 

Općeniti zadaci HR-a

Neki od osnovnih zadataka ljudskih resursa u tvrtki mogu biti sljedeći:

• Opisivanje i jačanje organizacijse kulture 
• Ujednačavanje procesa
• Strukturiranje radnih mjesta
• Definiranje jasnih očekivanja za svaku poziciju
• Razvoj sustava povratne informacije
• Edukacije i napredovanja
• Selekcija novih zaposlenika
• Ispitivanje zadovoljstva i angažiranosti
• Praćenje radno-pravnog zakonodavstva
• Podrška voditeljima tima u rješavanju različitih situacija unutar tima

Zapošljavanje internog HR konzultanta u većini tvrtki će se odviti u fazi kad tvrtka ima između 20 i 50 zaposlenih, ali sve ovisi o potrebama tvrtke. Također, moguća je opcija zapošljavanja osobe na pola radnog vremena.

Angažiranje vanjskog HR konzultanta

Angažiranje vanjskog konzultanta za ljudske resurse moguće je u bilo kojem trenutku, bilo kao projektni ili mjesečni angažman, i to neovisno o tome koliko tvrtka ima zaposlenika. Ponekad tvrka sa 10 zaposlenih ima potrebu za HR stručnjakom u procesu zapošljavanja, ili želi provesti određenu edukaciju za zaposlenike/menadžere, ili želi definirati vrijednosti tvrtke kako bi ih mogla inkorporirati u sve ostale procese.

Kad radim s IT firmama, najviše volim početi od organizacijske kulture. Vrijednosti tvrtke, vizija i misija su temelj svih HR procesa i utječu na sam smjer razvoja ljudskih resursa u tvrtki. 

Angažiranje HR konzultanta, bilo internog ili vanjskog, će svakako biti trenutak u kojem će menadžment trebati razmisliti o dugoročnoj viziji poslovanja. Ulaganje vremena u taj proces u ranoj fazi razvoja tvrtke pomoći će da HR od početka bude strateški partner na način da: 

• Potiče otvorenu komunikaciju
• Postavlja pitanja
• Usklađuje procese sa strategijom
• Opisuje procedure (ne propisuje)
• Opisuje organizacijsku kulturu
• Upravlja promjenama

Tako posložen HR nije zadužen da gasi požare i problematične situacije, nego da ih u prvom redu spriječi, a zatim da educira voditelje timova kako da upravljaju timom i rješavaju eventualne nesporazume.

Kako bih mogla govoriti o tome što je timski rad, moram najprije definirati što je to tim. Prema jednoj definiciji, tim je skupina ljudi koji međusobno dijele informacije, resurse, znanja i vještine i surađuju u svrhu postizanja zajedničkog cilja. Dakle, za timski rad potrebni su ljudi, zajednički cilj, komunikacija i suradnja. 

1. Ljudi

Ako želimo raditi na jačanju timskog rada, moramo znati od se kojih ljudi sastoji tim, koje oni pozicije obavljaju i koja su njihova zaduženja i zadaci. U nekoj organizaciji to podrazumijeva da su napravljeni opisi poslova i da je svakom zaposleniku objašnjeno koja su očekivanja na njegovoj poziciji.

2. Cilj

Opisi poslova i očekivanja na pojedinim pozicijama proizlaze iz strateških ciljeva tvrtke, koje donosi menadžment, a koji su u skladu s vizijom i misijom te općenito organizacijskom kulturom tvrtke. Svaki zaposlenik ima svoj individualni cilj koji je povezan s definiranim ciljevima tvrtke, a svaki tim ima timske ciljeve koji su također povezani sa strateškim ciljevima i utječu na njihov krajnji rezultat. 

3. Komunikacija

Timovi se sastoje od kolega koji imaju različita znanja i vještine. Da bi tim mogao funkcionirati, kolege moraju međusobno razmijeniti znanja, dijeliti informacije, razvijati vještine. Za to je potrebna komunikacija.

Da bih mogla napisati ovaj tekst, potreban mi je jezik. Jezikom prenosimo ideje, informacije i znanja, no s druge strane jezik i utječe na našu stvarnost. Način na koji komuniciramo utječe na to kako vidimo našu svakodnevicu. Primjerice, kad kažem limun, u vašim glavama se stvori slika limuna i već možda osjećate kiselinu u ustima. Tako i definirani zajednički ciljevi utječu na to kako zaposlenici u tvrtki odrađuju svakodnevne zadatke i kako međusobno komuniciraju. Među članovima tima stvara se osjećaj pripadanja, a tim postaje cjelina. Kad se članovi tima obraćaju nekome izvana, oni komuniciraju iz „mi” perspektive. 

Komunikacija nije samo verbalna. Zapravo, samo 7% komunikacije uživo odvija se putem riječi, 38% putem tona glasa, a 55% neverbalnom komunikacijom – govor tijela, gestikulacija, kontakt očima. Govor tijela nam može reći kakav odnos sugovornik ima prema nama, što osjeća prema nama, kako se osjeća u našoj nazočnosti, kako nas doživljava kao osobu.

Također, jasna dvosmjerna komunikacija ne predstavlja samo govor, već i aktivno slušanje. Da bismo bili sigurni da je sugovornik razumio poruku, moramo moći jasno čuti što druga strana govori, a ne interpretirati izgovoreno na temelju vlastite perspektive. 

4. Suradnja

Najbolji način da sagledamo situaciju iz perspektive druge osobe je da smanjimo osjećaj moći. Što imamo veći osjećaj moći, to smo manje empatični i teže sagledavamo stvari iz tuđe perspektive. Za bolju suradnju potrebna nam je empatija i sposobnost zauzimanja perspektive druge osobe. 

Tim se sastoji od članova koji imaju različite uloge, zadatke i ciljeve. Svaki od njih svakodnevno se susreće s nizom informacija koje drugi članovi tima ne dobivaju. Ako su kolege u stanju zauzeti perspektivu drugog kolege, lakše će procijeniti koje informacije trebaju podijeliti. Preduvjet za to su jasno dodijeljene uloge, zadaci i prioriteti na projektu.

Za postizanje bolje suradnje u timovima ključna je uloga menadžmenta, ali i različitih HR praksi. Edukacija voditelja i zaposlenika nezaobilazan je kriterij prilikom kreiranje novih timova, ali i za uspjeh postojećih timova orijentiranih rezultatima.         

Postoje različiti načini kako možemo ublažiti utjecaj stresa na individualnoj razini. Međutim, organizacije također mogu primijeniti različite procese kako bi smanjile utjecaj stresa na sve zaposlenike.

Kad nas je zatekla globalna pandemija, pa nakon toga u Zagrebu i potres, nisu postojali procesi koji se mogu slijediti ili smjernice kako postupiti. Tvrtke i njihovi zaposlenici susreli su se sa situacijom koju je malo tko mogao predvidjeti, a još manje planirati kako se nositi s njezinim posljedicama.

Nakon što je prošlo neko vrijeme i inicijalni šok je iza nas, postavlja se pitanje, što dalje? Neki su se vratili u urede, neki planiraju povratak. Možda se neki ne mogu vratiti jer im je ured stradao u potresu, a neki će možda morati otkazati ured zbog posljedica epidemije ili otpuštati radnike.

Utjecaj stresa možda više nije toliko intenzivan, ali su posljedice i dalje prisutne. Možda vas zanima osjećaju li se zaposlenici sigurno vratiti se u ured. Ili ne znate na koji način komunicirati sa zaposlenicima o financijskim rezultatima tvrtke. Koji su procesi ljudskih resursa koji vam mogu pomoći u svemu tome?

1. Povratna informacija od zaposlenika i individualni pristup

Ako ste za vrijeme proglašene pandemije organizirali rad od kuće, pitajte zaposlenike kakvo im je bilo to iskustvo. Pitajte ih otvoreno, u razgovorima jedan na jedan ili u formi ankete. Neka od pitanja koje možete postaviti: jesu li uspjeli odvojiti radno vrijeme od ostalih obaveza, što im je nedostajalo – možda kolege ili oprema za rad…, bi li htjeli u budućnosti povremeno raditi od kuće? 

Ako imate zaposlenike koji imaju djecu vrtićke ili školske dobi, pitajte ih kako su se nosili s radom od kuće dok su djeca bila kod kuće. Ako imate zaposlenike koji putuju javnim prijevozom, pitajte ih osjećaju li se sigurno u javnom prijevozu. Uzmite u obzir individualne slučajeve i omogućite zaposlenicima da iznesu svoje strahove i prijedloge.  

2. Otvorena komunikacija

U situacijama krize važno je iskreno i otvoreno komunicirati, pa čak i ako niste sigurni u kojem smjeru ide poslovanje tvrtke. Zaposlenici su odaniji tvrtki ako znaju što se događa, pa makar to bila informacija da ni vi ne znate u kojem se smjeru stvari razvijaju.

Ukoliko najavljujete neke promjene, važno je te najave i obećanja kasnije poštovati. Ako to ne možete, napravite follow-up i objasnite zašto nešto nije napravljeno onako kako je najavljeno. Ako još ne znate kakav će utjecaj epidemija imati na vaše dugoročno poslovanje, najbolje je to i otvoreno komunicirati.

3. Jasna podjela odgovornosti

Na poslovima koji uključuju zadatke koji nisu isključivo repetitivni, zaposlenici su angažiraniji ako imaju autonomiju. Da biste im mogli dodijeliti autonomiju, morate u njih imati povjerenje, a za povjerenje je potrebna jasna podjela zadataka i odgovornosti. Ako nije jasno što je čiji zadatak, može se dogoditi da je jedan zaposlenik previše zatrpan poslom, dok vi zapravo očekujete od nekog drugog da odradi određeni zadatak.

4. Organizacija rada od kuće

Ako su zaposlenici zainteresirani za to, možete im ponuditi aranžman u kojem će moći u budućnosti povremeno raditi od kuće. Za vrijeme epidemije koronavirusa nije bilo potrebno uređivati rad od kuće posebnim dokumentom. No, nakon što su istekle izvanredne okolnosti, potrebno je slijediti određene korake kako bi se zadovoljili svi propisi iz radnog prava i zaštite na radu.

5. Sigurni uvjeti u uredu

Ako ste se vratili u ured, važno je osigurati da se zaposlenici osjećaju sigurno. Osigurajte malo češće čišćenje stolova i zajedničkih prostorija te dezinfekciju prostora. Potaknite zaposlenike na redovito provjetravanje ureda. Zaposlenicima koji se ne osjećaju sigurno u blizini drugih ljudi važno je naglasiti da će im biti osigurani sigurni uvjeti rada i siguran razmak.

Organizacije imaju veliku ulogu u smanjenju stresa na radnom mjestu. Ako već imate izraženu organizacijsku kulturu, to će vam pomoći da i u ovoj situaciji krize postavite nove procese ili unaprijedite postojeće. Na taj način ćete zaposlenicima dati osjećaj da se netko brine za njih na radnom mjestu, a to izravno utječe na smanjenje stresa.    

The opportunity is not to discover the perfect company for ourselves. The opportunity is to build the perfect company for each other.

Simon Sinek

Organizacijska kultura i klima uključuju niz čimbenika kojima se tvrtke razlikuju jedne od drugih. Atmosfera u tvrtki i međuljudski odnosi su ono što će zadržati postojeće i privući nove zaposlenike. Klijenti me najčešće pitaju kako da dođu do novih zaposlenika. Gdje ćete objaviti oglas i kako ćete ga formulirati ovisi o strategiji employer brandinga. Za to je potrebno niz prethodnih koraka.

Što je organizacijska kultura?

Organizacijska kultura se sastoji od sustava vrijednosti, misije, vizije te definira način na koji se zaposlenici ponašaju i način na koji se radi na projektima. Organizacijska kultura utječe na strategiju i praksu ljudskih resursa u tvrtki – selekciju, obučavanje i trening, razvoj kompetencija, sustav razvoja karijere, sustav nagrađivanja…

Primjerice, veće su tvrtke, osobito internacionalne kompanije i korporacije, sklone krutim pravilima, definiranim procedurama i vertikalnim strukturama. S druge strane, manje tvrtke nemaju tradicionalnu hijerarhijsku strukturu, više su horizontalno organizirane te imaju neformalniju atmosferu.

Zaposlenici u tvrtkama koje imaju izraženu organizacijsku kulturu su zadovoljniji i angažiraniji te imaju bolji radni učinak, što utječe na povećano zadovoljstvo korisnika te financijske prihode i rezultate. Za angažiranije zaposlenike je manje vjerojatno da će otići iz tvrtke, koriste manje dana bolovanja od neangažiranih zaposlenika i veća je šansa da će preporučiti tvrtku nekome od svojih prijatelja.

Uspješna organizacija mora izgraditi strateški okvir koji se sastoji od vizije, misije, vrijednosti, strategije i ciljeva. Kompanije čiji zaposlenici razumiju misiju i ciljeve imaju 29% veći povrat investiranog kapitala od ostalih.

Što su vizija, misija i vrijednosti?

Vizija je izjava organizacije što želi postati, kojom organizacija izražava ciljeve i aspiracije za budućnost. Misija je osnovna funkcija ili svrha organizacije, kojom se izražava kako neka organizacija poboljšava živote ljudi. Vrijednosti tvrtke su uvjerenja koje dijele svi zaposlenici, a imaju utjecaj na ponašanja i stavove i usmjeravaju djelovanje u nekoj situaciji.

Zašto je organizacijska kultura važna?

Organizacijska kultura razvija zajednički identitet zaposlenika u tvrtki i osjećaj kolektivne pripadnosti. Time se definiraju standardi ponašanja i način rada na projektima.
Izgradnjom organizacijske kulture postižu se sljedeći ciljevi:

1. Definiranje pozicije tvrtke

• Interno – međusobna komunikacija s kolegama, strategija odlučivanja, definiranje prioriteta;
• Eksterno – odnosi s klijentima, razlikovanje od konkurencije, selekcija kandidata.

2. Prepoznavanje stavova i uvjerenja zaposlenika te definiranje akcijskog plana u odabranim područjima i temama. 

Kako to utječe na zapošljavanje?

Vratimo se sad na početak ovog teksta i employer branding. Gdje ćete objaviti oglas ovisi o tome kako ste definirali poziciju i kakav profil kandidata tražite. To može biti na portalima za posao, na različitim društvenim mrežama ili možete kreirati vlastitu stranicu karijere. Neovisno o tome gdje je objavljen, oglas je ono čime ćete približiti organizacijsku kulturu svojim potencijalnim kandidatima.

Vrijednosti, viziju i misiju ćete ukomponirati u tekst oglasa i uskladiti s tim objave na društvenim mrežama kako biste predstavili svojim pratiteljima način na koji radite, kakva je atmosfera u tvrtki, kakvi su projekti i po čemu ste uspješni. Na taj način ćete privući potencijalne kandidate koji njeguju iste stavove i uvjerenja kao vi i vaši zaposlenici, koji će se uklopiti u atmosferu tvrtke i koji će svojim vrijednostima doprinijeti postojećoj kulturi tvrtke.