Sistematizacija radnih mjesta obveza je poslodavca koji zapošljavaju više od 20 radnika. No, opis posla i sistematizacija radnih mjesta može biti od pomoći i tvrtkama koje imaju manji broj zaposlenih. Nabrojat ću neke od procesa ljudskih resursa u kojima je ova dokumentacija ključna.

1. Privlačenje i selekcija kandidata

Kad se pojavi potreba za zapošljavanjem nove osobe, napisat ćete oglas za posao i objaviti ga na web-stranici, portalima za posao i/ili društvenim mrežama. Nakon toga počinjete sa selekcijom prijavljenih kandidata. Međutim, selekcijski proces počinje i prije objave oglasa za posao. O tome sam pisala i ovdje. Bez obzira na to radi li se o postojećem ili novom radnom mjestu, izradi oglasa za posao prethodi popis zaduženja koja će biti dodijeljena novoj osobi.

Postoji nekoliko metoda za izradu opisa posla i popisa zaduženja. Jedna od najčešće korištenih i najjednostavnijih metoda je intervju. Kao i selekcijski intervju, i u ovom slučaju je najbolje slijediti odrađeni set pitanja (strukturirani intervju). Intervju možemo provesti sa zaposlenicima koji obavljaju taj posao i/ili s osobom koja je izravno nadređena tom radnom mjestu. Tako ćemo dobiti širi dojam o svakodnevnim zaduženjima i najvećim izazovima na toj poziciji. Cilj je dobiti set zaduženja i odgovornosti koje osoba obavlja te za koje proizvode i usluge je zadužena. Zapisat ćemo koje metode i alate osoba koristi, s kim najviše komunicira i na koji način. Na kraju, utvrdit ćemo koje su kvalifikacije potrebne za obavljanje određenog radnog mjesta te koja znanja i vještine mora imati osoba za uspješno izvršavanje posla. 

Na temelju toga ćemo napisali oglas za posao. Ovako napisan oglas za posao naglasit će jasna očekivanja na toj poziciji. Također, istaknut će svojstvenu organizacijsku kulturu tvrtke te će privući kandidate koji dijele iste vrijednosti i koji razumiju očekivanja, svrhu i zaduženja radnog mjesta.

2. Davanje povratne informacije

Na temelju opisa posla svakom zaposleniku jasno su definirana očekivanja i objašnjeni zahtjevi radnog mjesta te uvjeti za ispunjavanje očekivanja. Ako to nije jasno objašnjeno, lako može doći do različitog shvaćanja i nejasnoća u obavljanju svakodnevnih zaduženja. Kad postoji opis posla s konkretnim zahtjevima i očekivanjima, opis posla predstavlja temelj za davanje jasne povratne informacije.

3. Sustav nagrađivanja

Davanje povratne informacije preduvjet je za uvođenje sustava nagrađivanja. Kad su u tvrtki jasno definirana zaduženja i očekivanja, moguće je utvrditi standarde i kriterije uspješnog izvršenja posla. 

4. Edukacija i napredovanje zaposlenika

Opis posla pomoći će i kod napredovanja zaposlenika. Popis zaduženja i očekivanja dat će nam realnu sliku je li neki zaposlenik možda spreman za napredovanje. Također, imat ćemo jasniju sliku o potrebnim edukacijama.